Tu agente de
gestión empresarial
Facturación, estado de los proyectos, informes financieros, agenda y procesos internos. El trabajo administrativo que se repite igual cada semana deja de hacerse a mano, y tu gente recupera las horas que hoy se le van ahí.
Seis cosas que dejan
de hacerse a mano
Automatización de procesos repetitivos
Mapea y automatiza los flujos de trabajo repetitivos de tu empresa: onboarding de clientes, aprobaciones de gastos, generación de documentos, notificaciones internas y cualquier proceso que se repita más de 5 veces al mes.
Facturación y gestión financiera
Generación automática de facturas a partir de proyectos o pedidos, recordatorios de cobro, conciliación bancaria y avisos de facturas vencidas. Se conecta con el programa de facturación que ya usas.
Gestión de proyectos y tareas
El agente supervisa el estado de los proyectos, detecta cuellos de botella, genera informes de avance para quien los pide y actualiza el tablero que use el equipo según los cambios reales.
Informes financieros automáticos
Cuenta de resultados, tesorería y las cifras que mira cada área, cada una con las suyas. Dirección recibe su informe semanal o mensual sin que nadie tenga que montarlo.
Gestión inteligente de agenda
Coordina reuniones, evita solapes de calendario, prepara la ficha con lo que hay que saber antes de cada una y manda los recordatorios con esa información a quien va a asistir.
Avisos cuando un número se tuerce
Defines los indicadores que te importan y su evolución se vigila sin que nadie tenga que abrir el panel. Cuando uno se sale del objetivo, el aviso llega en el momento, con el contexto y con qué se puede hacer.
Lo que te llega cuando un número se tuerce
No hace falta abrir el panel para enterarse: los indicadores que importan se vigilan solos y, cuando uno se sale del objetivo que habéis fijado, el aviso llega por la mensajería interna con el dato, el umbral y de dónde viene.
Un aviso es un aviso. Dice lo que se ha hecho ya —los recordatorios que salieron a su fecha— y propone un paso; lo que se hace con el cliente lo decide una persona. Si salta de más, se ajusta el umbral, y cualquier tarea sale del automático cuando queráis.
Qué indicadores se vigilan, con qué umbral y a quién avisan se cierra en el diagnóstico y queda escrito en el alcance: cómo se cierra el presupuesto.
EJEMPLO PARA EXPLICARLO · NO SON LOS DATOS DE NINGÚN CLIENTE
Aviso · facturas vencidas sin cobrar por encima del umbral
- Qué ha pasado
- Lo vencido sin cobrar supera desde ayer el umbral que fijasteis: el 12 % de lo facturado en el trimestre.
- De dónde viene
- Tres facturas de un mismo cliente, vencidas hace 31, 24 y 9 días. Las tres salieron del programa de facturación con su proyecto.
- Qué se ha hecho ya
- Los dos recordatorios de cobro acordados salieron a su fecha. Ninguno con respuesta.
- Propuesta
- Que quien lleva la cuenta le llame esta semana y, hasta entonces, parar el tercer recordatorio.Propuesta · la decisión es vuestra
- Seguimiento
- El informe de tesorería del viernes llevará esta línea abierta hasta que se cobre.
Haz la cuenta con tus propios números
El punto de partida: una consultora de ingeniería de 15 personas con 8 proyectos abiertos a la vez. El director de operaciones dedica unas 3 horas al día a perseguir estados de proyecto, montar informes de avance y preparar la facturación en una hoja de cálculo. 3 h × 5 días = 15 horas a la semana del perfil más caro de la casa.
Qué se automatiza: la recogida del estado real desde el tablero del equipo, la generación de la factura a partir de los partes de horas, el envío del informe de avance y los recordatorios de cobro. Lo que exige criterio —negociar un alcance, decidir prioridades, dar una mala noticia a un cliente— se queda en las personas.
Cómo se calcula lo que recuperas: multiplica las horas semanales de trabajo administrativo por el coste por hora de quien las hace hoy y compáralo con la cuota más el pago único de implantación. La misma división —horas disponibles entre horas que consume cada cuenta o proyecto— la desarrollamos en el artículo sobre el techo de capacidad de una persona. No prometemos una cifra: te damos el método para que salgan las tuyas.
Contra contratar y contra comprar un programa
No sustituye a tu gente: hace la parte repetida del trabajo que hoy les come el día. Esto es lo que cambia frente a las otras dos formas de resolverlo.
Antes de automatizar nada
¿Y la petición que entra fuera de horario?
El que pide tres presupuestos se queda con el que le contesta primero. Antes de automatizar el trabajo de dentro, conviene no perder lo que ya ha entrado por la puerta.
¿Cuánto cuesta? Depende de tu operación.
No cuesta lo mismo automatizar un proceso que hace una persona un rato al día que la operación entera de un equipo, así que no hay tarifa en esta web. El diagnóstico es gratuito y de ahí sale un presupuesto cerrado por escrito. Lo comparas con lo que te cuesta hoy ese trabajo hecho a mano, y decides.
El diagnóstico es gratuito
Media hora mirando cómo entra hoy el trabajo en tu empresa. Salimos de ahí con qué conviene automatizar y qué no compensa tocar. Sin compromiso.
El alcance, escrito antes de empezar
Lo que entra y lo que queda fuera, en el mismo papel. Si algo depende de un tercero —un acceso, una integración—, se dice antes y no a mitad.
Presupuesto cerrado, por escrito
Del diagnóstico sale un presupuesto cerrado con fecha. Lo que no está en él no se factura: eso es lo que significa aquí «sin costes ocultos».
En producción en 2–3 semanas, sin permanencia
Contando desde que cierras el alcance. La cuota mensual se cancela cuando quieras y el sistema queda documentado para que otro equipo pueda continuarlo.
Antes de empezar medimos lo que hoy se tarda en hacer ese trabajo a mano. Al final lo comparas.
Quién está detrás y las seis reglas con las que trabajamos: quiénes somos
Para llegar al diagnóstico con la lista hecha: la hoja «qué automatizar primero»
Preguntas sobre gestión empresarial
¿Con qué herramientas de gestión se integra el agente?
Con las que ya usáis: el programa de facturación, el gestor de proyectos, el correo corporativo y la mensajería interna. Las habituales en España se conectan directamente y las propias, por su API. La lista concreta se cierra en el diagnóstico y queda en el alcance escrito.
¿El agente puede gestionar varios departamentos a la vez?
Sí. Se configuran flujos independientes por departamento —comercial, operaciones, finanzas, RRHH— con permisos distintos por usuario. Cuántos departamentos entran en la primera fase se decide en el diagnóstico y queda escrito en el alcance antes de empezar.
¿Los informes financieros valen para una auditoría?
Salen de los datos reales de tu programa de contabilidad y se exportan en PDF y en hoja de cálculo, con la traza de dónde viene cada cifra. La validez contable la da tu sistema y quien firma las cuentas, no nosotros: esto ahorra el montaje, no sustituye a la asesoría.
¿Puede el agente encargarse de las gestiones internas de personal?
Se pueden automatizar las solicitudes internas —vacaciones, gastos, alta de un compañero nuevo— igual que cualquier otro proceso repetitivo. Cuáles entran en la primera fase se decide en el diagnóstico y queda escrito en el alcance. El registro de jornada no se toca: eso tiene su propia normativa y su propio programa.
¿Quién accede a la contabilidad y a los datos del equipo?
El sistema, con los permisos mínimos para cada flujo y dentro de vuestros propios programas siempre que se puede; cada departamento con los suyos. Ningún acceso se da sin vuestra autorización por escrito, y el contrato de encargado del tratamiento se firma antes de tocar un dato: es lo que pide el RGPD cuando alguien trata datos por cuenta de tu empresa, y aquí los hay de personal. Si lo dejáis, se apaga y todo sigue donde estaba: la contabilidad en vuestro programa de siempre y las solicitudes internas en vuestras herramientas.
¿Cuánto tiempo tarda en aprender los procesos de mi empresa?
La primera semana es una reunión con tu equipo para ver cómo trabajáis hoy de verdad, no cómo está documentado. De ahí salen las reglas. El primer proceso entra en producción entre la segunda semana y la tercera, y a partir de ahí se suman los demás por fases, cada uno con su alcance escrito.
¿Puede el agente tomar decisiones por su cuenta?
Por defecto, el agente opera en modo asistido: ejecuta tareas rutinarias de forma autónoma, pero las decisiones de alto impacto (pagos, contratos, cambios de proceso) siempre requieren aprobación humana.
¿Y si genera una factura mal, o avisa de un número que no se ha torcido?
Las facturas salen de los datos de vuestro programa de facturación con la regla que se ha acordado, y cada una lleva su traza: de qué pedido o proyecto viene y cuándo se generó. Si una sale mal, se ve en el propio programa, se corrige la regla y desde ese momento salen bien; y si preferís que salgan como borrador para aprobar, se deja así. Un aviso de indicador es un aviso, con el dato y el umbral que lo ha disparado: si salta de más, se ajusta el umbral. Y cualquier tarea se puede sacar del automático cuando queráis, sin montar nada de nuevo.
¿Y si en mi empresa no compensa automatizar la gestión?
Se dice en el diagnóstico, antes de presupuestar nada. Compensa poco si el proceso cambia de forma cada mes, o se hace pocas veces al año y cada vez de una manera, como un cierre: automatizar una excepción es montar algo que habrá que deshacer. Tampoco si lo que hace falta para una factura o un informe no está en el programa de facturación ni en el de contabilidad sino en la cabeza de alguien: lo primero es sacarlo de ahí, y eso no lo hace un sistema. Y si nadie tiene un momento fijo para aprobar lo que el sistema proponga, lo propuesto se queda esperando. Preferimos un proyecto menos a una empresa que no ve el retorno.
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